Como calcular o pró-labore: valor do salário, impostos e como definir

O pró-labore, ou salário dos sócios, é destinado a quem administra a empresa e representa o direito a uma remuneração adequada e justa às atividades do sócio. Além disso, é um conceito fundamental para a gestão financeira e o cumprimento das obrigações legais do negócio. 

Para calcular o pró-labore, é necessário definir um valor justo de remuneração para o sócio-administrador, respeitando o mínimo equivalente ao salário mínimo vigente.

O cálculo do pró-labore segue a fórmula: valor base do salário – desconto do INSS (11%) – desconto do Imposto de Renda (conforme a tabela). 

Para definir o valor base, o sócio deve considerar a média salarial do mercado para sua função e a saúde financeira da empresa, sempre respeitando o salário mínimo vigente. 

Mas é preciso ter muita atenção em relação a essa forma de remuneração, já que ela difere bastante da distribuição de lucros ou dos juros sobre capital próprio, que são outras possibilidades para remunerar os sócios.

Neste artigo, explicamos de forma simples como calcular o pró-labore, quais são os encargos envolvidos e os cuidados que você deve ter ao definir a retirada dos sócios.

O que é o Pró-Labore?

O pró-labore é uma das formas de remuneração para os sócios da empresa, ou seja, atua como uma espécie de salário, sendo essencial para o sucesso do negócio. 

Destinado aos sócios que exercem efetivamente funções de administração na empresa,  o pró-labore é recomendável para todo empresário, seja de empreendimentos de pequeno ou médio porte. Assim, é ideal que todo sócio estabeleça uma remuneração de pró-labore para custear suas despesas pessoais. 

É importante lembrar que não existe uma regra para o cálculo do pró-labore, mas existem alguns fatores que precisam ser considerados, como o faturamento e as despesas da empresa, a função do sócio ou a possibilidade de usar o cálculo do Fator R para reduzir os impostos em algumas atividades.  

Além disso, é importante lembrar que não existe uma regra para o cálculo do pró-labore. Para calcular o valor do pró-labore, alguns critérios devem ser observados, como o faturamento da empresa, as despesas da empresa, o cargo e a atuação do sócio no dia a dia do negócio, entre outros. 

Em atividades específicas, como serviços, também é possível aplicar o cálculo do Fator R, que pode reduzir a carga tributária de empresas optantes pelo Simples Nacional. Esse cálculo é aplicado quando parte significativa da receita do negócio é destinada ao pagamento de salários e pró-labore.

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Como calcular pró-labore?

Para calcular o pró-labore, considere alguns fatores, como: 

• A função do sócio; 
• A saúde financeira do negócio; 
• O faturamento e as despesas;
• Oportunidades como o Fator-R, que pode reduzir a tributação em algumas atividades. 

Outros fatores importantes envolvem pesquisar salários de mercado, calcular corretamente os descontos de INSS e Imposto de Renda e avaliar o impacto dessa remuneração nas finanças e nos objetivos da empresa.

Não existe um valor fixo definido por lei, mas o pró-labore precisa ser de, pelo menos, um salário mínimo nacional do ano vigente. 

Entenda mais abaixo sobre como calcular o pró-labore líquido e estratégias para definir um bom pró-labore. 

1. Saiba seu faturamento e se sua atividade profissional se beneficia de Fator-R

Saber o faturamento da sua empresa é importante na hora de calcular o pró-labore, especialmente se ela é optante pelo Simples Nacional. Isso porque caso a sua folha de pagamento represente 28% ou mais do seu faturamento neste regime tributário, a empresa pode se beneficiar de um recurso legal para diminuição de impostos: o Fator-R. 

Neste caso, a folha de pagamento pode ser composta apenas pelo seu salário, se você for o único sócio. 

No entanto, nem todas as atividades podem utilizar o Fator-R. Ele é exclusivo para empresas enquadradas em determinados CNAEs de serviços listados no Anexo V do Simples Nacional. Por isso, consulte se a sua profissão pode ser beneficiada. 

São exemplos de profissionais que podem utilizar o Fator-R:  médicos, dentistas, fisioterapeutas, arquitetos, engenheiros, psicólogos, consultores, atividades de assessoria e gestão empresarial, etc. 

E vale lembrar: mesmo que a empresa não tenha receita suficiente, o pagamento do pró-labore de, pelo menos, um salário mínimo é obrigatório. 

Fórmula do Fator-R: (Folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ Receita bruta dos últimos 12 meses) x 100

Ao atingir esse percentual, a empresa pode ser reclassificada do Anexo V para o Anexo III do Simples Nacional, reduzindo significativamente a carga tributária.

Mesmo que sua empresa ainda não tenha completado um ano de operação, é possível aplicar o Fator-R. Nesses casos, o cálculo é feito com base na média acumulada de faturamento e folha de pagamento desde o início da empresa.

2. Pesquise salários de mercado

Uma boa prática é basear o valor do pró-labore de acordo com o cargo exercido pelos sócios e com a realidade do mercado. Ou seja, saiba o quanto está a remuneração média de um gerente, administrador, diretor, etc, conforme a função exercida pelo sócio. 

3. Calcule o valor dos impostos incidentes

Sobre o pró-labore incidem os descontos da contribuição previdenciária ao INSS e do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), este último com alíquotas progressivas conforme a tabela da Receita Federal. Veja a seguir como esses descontos são aplicados.

Como calcular o INSS sobre pró-labore?

O cálculo do INSS sobre o pró-labore leva em conta a alíquota de 11% para o sócio, descontada do valor bruto do pró-labore. Quando o valor do pró labore ultrapassar o teto de contribuição do INSS, o valor da contribuição fica restrito ao teto.

Assim, para calcular o INSS sobre o pró-labore, siga este passo a passo:

1. Defina o valor bruto do pró-labore;
2. Calcule 11% sobre esse valor (ou sobre o teto, se o pró-labore for maior);
3. O sócio recebe o valor do pró-labore líquido após descontar o INSS e o IRRF, caso ocorra a incidência do mesmo;
4. A empresa repassa os valores retidos de INSS e IRRF para os respectivos órgãos competentes (Previdência Social e Receita Federal).

Exemplo prático de como calcular INSS pró labore: INSS do Sócio = Pró-Labore Bruto X 0,11.

Ou seja: imagine que um sócio recebe um pró-labore de R$6.000 por mês. Nesse caso, o desconto do INSS será de 11% sobre R$6.000. 

Sendo assim, INSS do Sócio = R$6.000 x 0,11 = R$660 de INSS. 

Importante: empresas no Lucro Presumido e Simples Nacional (anexo IV) têm 20% de INSS Patronal sobre o pró-labore. Apesar do nome, o INSS Patronal não é previdenciário e vai para a Receita Federal, sem gerar benefício ao titular. Assim, o DARF totaliza 31% (20% patronal + 11% pró-laborista).

Como calcular o IRPF sobre pró-labore?

No caso do IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física),  o valor descontado depende da faixa salarial, de acordo com a tabela progressiva da Receita Federal.

Ainda levando em conta o exemplo prático de um sócio que retira um pró-labore de R$6.000 por mês, o cálculo do IRPF fica assim: IRRF = (Pró-Labore Líquido X Alíquota) − parcela a deduzir.

Ou seja:

• Desconto do INSS: R$660,00;
• Base para cálculo do IRRF: R$6.000,00 – R$660,00 = R$5.340,00;
• Pela tabela progressiva do IR, o valor de R$5.340,00 está na faixa de 27,5%;
• Cálculo do IRRF: R$5.340,00 x 27,5% = R$1.468,50;
• Dedução da parcela a deduzir: R$1.468,50 – R$908,73 = R$559,77.

Portanto, o valor líquido do pró-labore será: R$6.000 – R$660 (INSS) – R$559,77 (IRRF) = R$4.780,23.

Vale lembrar que, em casos de pró-labore de valor menor (por exemplo: R$4.000 por mês), é importante avaliar qual cenário é mais vantajoso para fins de apuração do IRRF mensal.

Nessas situações, a dedução aplicada normalmente não é a do INSS, mas sim o desconto simplificado introduzido pela Receita Federal desde 2023, que tende a ser mais benéfico. Isso ocorre porque o modelo simplificado costuma resultar em um valor menor de IRRF a pagar, já que o valor do desconto geralmente é superior ao INSS apurado (R$607,20 para 2026). Saiba mais neste artigo.

Depois do cadastro do pró-labore, o contador da sua empresa precisa gerar uma guia DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para ser paga todos os meses. É por meio dela que os valores descontados de INSS e IRRF serão repassados aos respectivos órgãos responsáveis.

Lembrando que, atualmente, a “distribuição de lucros” não sofre desconto de INSS, IRRF, etc, e só pode ser feita após o fechamento do balanço. No entanto, em outubro de 2025, a Câmara dos Deputados aprovou o Projeto de Lei (PL) que isenta o Imposto de Renda para quem ganha até R$5 mil por mês. 

Além disso, o PL também prevê um impacto direto para quem retira mais de R$50 mil por mês em lucros e dividendos. Depois de aprovado, o PL deve entrar em vigor a partir de 2026, sendo válido para a declaração de 2027. Saiba mais neste artigo.

4. Defina o objetivo do negócio

Considere este fluxo no seu caixa: ao planejar o caixa da empresa, é essencial equilibrar três elementos principais:

• O pagamento mensal do pró-labore, que funciona como o salário do sócio-administrador;
• A distribuição de lucros, que pode ser feita anualmente, sem incidência de impostos, desde que a contabilidade esteja regular;
• A reserva para reinvestimento, fundamental para sustentar o crescimento da empresa a longo prazo.

Esses três fluxos estão diretamente interligados. Pró-labores e lucros distribuídos em valores muito altos podem comprometer a capacidade de reinvestir no negócio. Por isso, definir os objetivos financeiros da empresa ajuda a encontrar o equilíbrio ideal entre remuneração dos sócios e sustentabilidade do negócio.

5. Retirada nas projeções financeiras

Realizar as projeções financeiras do negócio é fundamental para qualquer empresa e você deve incluir nelas a retirada do pró-labore. Assim, é possível perceber qual será seu impacto sobre o fechamento de contas, e essa percepção pode ser útil para definir um valor coerente, que não vai atrapalhar a sustentabilidade do negócio.

O cálculo do pró labore é um exemplo de atividade que pode estar fora da rotina do empreendedor, já que mesmo essencial, é uma atividade burocrática que toma tempo e precisa ser feita com precisão mensalmente. 

Pensando nisso e em demais atividades de gestão financeira, administrativa e contábil, a Contabilizei oferece o plano Contabilizei Experts. 

Com o Contabilizei Experts, você terá o apoio de assessores dedicados e especialistas em rotinas de micro e pequenas empresas, autônomos e profissionais liberais. Assim, você elimina a burocracia do dia a dia e tem mais tempo para atuar no que realmente importa: o seu negócio.

Qual é a importância e obrigatoriedade de calcular o pró-Labore?

Definir um pró-labore para os sócios que atuam na empresa é fundamental para evitar problemas fiscais e autuações da Receita Federal. 

Isso acontece porque não é permitido distribuir todo o resultado da empresa como lucro sem que haja a devida remuneração dos sócios administradores, já que o pró-labore é tributável (INSS e IR, se aplicável), enquanto o lucro pode ser isento, desde que a empresa mantenha escrituração contábil regular.

Segundo o decreto nº 3.048/99, que define o regulamento da Previdência Social, os sócios que administram empresas são considerados contribuintes obrigatórios. A contribuição desses sócios ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é feita com base no valor do seu pró-labore.

Vale lembrar também, que a legislação não prevê nenhum tipo de trabalho voluntário em empresas com fins lucrativos. Se há alguém trabalhando nela, este trabalho precisa ser remunerado, mesmo que o faturamento da empresa não seja suficiente. E neste caso, o pagamento deve ser proveniente do capital investido na empresa.

Qual a diferença entre pró-labore e lucro?

O pró-labore é a remuneração fixa paga mensalmente ao sócio que trabalha na empresa, enquanto o lucro é o valor que sobra depois de pagar todas as despesas e pode ser dividido entre todos os sócios do negócio.

Assim, o pró-labore é como se fosse o “salário” do sócio-administrador. Ele é obrigatório quando o sócio participa da gestão ou presta serviços à empresa, sendo base para a contribuição ao INSS.

Já o lucro é o valor que sobra após o pagamento de impostos, salários, encargos e o próprio pró-labore. Esse valor pode ser distribuído aos sócios proporcionalmente à sua participação societária, e, quando a empresa está em dia com a escrituração contábil, essa distribuição pode ser isenta de INSS e IR (até o limite do lucro contábil apurado).

Qual a diferença entre pró-labore e dividendos?

O pró-labore é o valor que os sócios recebem por trabalhar na empresa e os dividendos referem-se à distribuição de lucros do investidor, trabalhe ele ou não na empresa.

A distribuição de lucros é proporcional à participação de cada sócio no capital social da empresa, conforme estabelecido no contrato social. É importante ressaltar que só é possível distribuir dividendos quando há lucro efetivamente apurado por meio de escrituração contábil regular.

Quais impostos a empresa paga sobre o pró labore?

A empresa só terá o custo do INSS Patronal sobre o pró-labore dos sócios quando for optante pelo Simples Nacional Anexo IV ou estiver enquadrada no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real.

Esse INSS, chamado de INSS Patronal, é um imposto devido por todas as empresas. Contudo, para as empresas do Simples Nacional dos demais anexos, ele é gerado juntamente com os demais impostos pagos pelo DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Por isso, não é calculado em cima do montante da folha de pagamento da empresa. 

É importante destacar a diferença entre o INSS descontado do pró-labore e o INSS Patronal:

• O INSS descontado é retirado do valor bruto pago ao sócio e recolhido para a Previdência Social;
• Já o INSS Patronal é uma despesa adicional da empresa, calculada sobre o pró-labore, sem desconto no valor bruto pago ao sócio.

Além deste imposto, a empresa precisa pagar outros impostos de acordo com o seu faturamento. Saiba quanto custa uma empresa no Simples Nacional neste artigo. 

Devo retirar o pró-labore mesmo quando não há lucro?

Sim. Se o sócio exerce atividades na empresa (como gestão ou operação), ele deve receber pró-labore, mesmo que a empresa não tenha lucro.

Isso porque o pró-labore é uma remuneração pelo trabalho, e não uma participação no resultado.

É possível alterar o pró-labore?

Sim, é possível alterar o pró-labore. Essa mudança pode ser feita mensalmente, porém, vale lembrar que a alteração do pró-labore tem impactos na Declaração do Imposto de Renda e no recolhimento do INSS do sócio.

Para alterar o valor do pró-labore, é preciso levar em conta fatores como:

• Salário mínimo vigente: lembre-se de que o valor do pró-labore não pode ser menor do que o salário mínimo vigente;
• Flexibilidade: não existe nenhuma lei que impeça a alteração do pró-labore. Por isso, o valor pode ser ajustado mensalmente, inclusive como uma estratégia para otimizar a carga tributária da empresa levando em conta o cálculo do Fator R no Simples Nacional;
• Impostos: mudanças no valor do pró-labore impactam diretamente o cálculo do Imposto de Renda e as contribuições previdenciárias do sócio. Por exemplo: um valor maior de pró-labore implica em impostos mais altos. Nesse caso, o apoio de um contador é essencial para analisar a melhor estratégia para a empresa;
• Procedimento de alteração:  a alteração deve ser registrada no sistema de gestão de folha de pagamento da empresa para que as informações sejam enviadas corretamente para os órgãos competentes, como o eSocial e a Receita Federal, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWEB);
• Declaração correta: é essencial declarar e retirar o valor de pró-labore que foi, de fato, definido. Descrever um valor e retirar outro pode ser interpretado como fraude, causando problemas como autuações da Receita Federal, irregularidades fiscais, multas, entre outros;
• Prazos: apesar da legislação não determinar um prazo específico para alteração do pró-labore, o sistema de folha de pagamento da empresa pode ter um prazo para que a mudança seja efetuada. Assim, pode ser que a mudança do pró-labore seja processada apenas para o mês seguinte. Além disso, é recomendado que a alteração seja feita antes do vencimento dos impostos para evitar juros e multas sobre a DARF recolhida.

Pró labore paga Imposto de Renda?

Sim. Se você recebeu pró-labore durante o ano, deve declarar esses valores como “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica” na sua declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF).

O valor deve estar de acordo com o Informe de Rendimentos fornecido pela empresa, incluindo o total recebido no ano.

Como fazer o registro do pró-labore?

Para registrar o pró-labore, o contador deve emitir um recibo, ou seja, uma espécie de holerite (igual ocorre com os colaboradores registrados no regime CLT). Este recibo deve conter os dados da empresa, do sócio, valor bruto, descontos (INSS e IRRF) e valor líquido, e deve ser enviado para o eSocial/DCTFWEB.

Este documento deve incluir a data, a fonte pagadora (nome da empresa e CNPJ), o endereço da empresa, o nome do favorecido, o CPF e o número de inscrição no INSS. No recibo constam ainda o valor bruto e líquido do pró-labore, além dos valores dos descontos referentes ao Imposto de Renda e à contribuição previdenciária.

Porém, você pode deixar toda essa rotina com os nossos especialistas: conheça o Contabilizei Experts!

O Plano Experts é um serviço formado por assessores dedicados para a realização da gestão administrativa, contábil e financeira de micro e pequenas empresas, além de profissionais liberais e autônomos. 

Esse serviço inclui pró labore, notas fiscais, pagamentos, conciliação e muitas outras atividades que, além de serem burocráticas, demandam tempo, atenção e especialização.

Conte com uma contabilidade 

Olhar para o pró-labore como algo bom para a empresa é muito positivo, afinal, os sócios recebem de forma adequada com suas contribuições, tendo seu trabalho reconhecido. Já para o negócio, é possível prever custos e evitar que todos misturem contas pessoais com as contas da empresa.

Além disso, por incidir INSS sobre o pró-labore, o sócio terá direito a benefícios como: aposentadoria pelo INSS, auxílio-doença, pensão por morte e licença maternidade, o que traz segurança para os administradores.

O pagamento dos sócios deve ser feito como se fosse para qualquer outro funcionário, o importante é não esquecer de contabilizar esses valores na empresa para calcular o pró-labore referente às atividades desempenhadas. 

Para isso, conte com uma contabilidade de confiança, como a Contabilizei. Um escritório de contabilidade vai ajudá-lo a distribuir os valores de pró-labore e lucro corretamente, além de fornecer estratégias legais para redução de impostos utilizando o pró-labore como base. Fale com um de nossos especialistas e traga a sua empresa para o maior escritório de contabilidade do Brasil.